Jobba smartare – inte hårdare

När jag var 18 år och var utbytesstudent i Colorado läste vi boken Djurfarmen och en av alla karaktärerna där är hästen. Hästens motto är jag skall arbeta hårdare, men oavsett hur hårt hästen jobbar går det i slutändan inte bra för hästen, här var det grisen som var den smarta.

Oavsett om ni läst boken eller inte så var det denna liknelse som dök upp när jag funderade på hur vi bäst skulle beskriva den förbättring vi nu precis gjort när det gäller att arbeta med uppföljningar av lagändringar. Det viktiga är att försöka jobba smartare och inte bara hårdare.

Arbeta smartare med lagändringar

Vad är det då vi har gjort som gör att vi tror att du kan jobba smartare? Allt som handlar om lagändringar finns nu i tre delar:

  1. Utskick via mail
  2. Uppdateringar i din laglista
  3. Uppföljningar
Utskick via mail

Sedan tidigare så har vi kunnat förse dig med både generella och mer specifika bevakningsmall. Du kan få allt ifrån ett generellt mail som täcker in allt inom miljö och arbetsmiljö, ett mail med bara den lagstiftning som finns i din laglista – eller – bara den lagstiftning som är kopplad till en specifik tagg (som vi tidigare kallade för sorteringar).

Sedan en tid tillbaka kan du också få en blå knapp i dessa mail där du kan ange att du läst mailet – en slags kvittens på att du du har tagit del av informationen. Allt som på detta sätt kvitteras från mailet samlas i en kvittensrapport som är tillgänglig från toppmenyns huvudmeny lagändringar.

Uppdateringar i din laglista

I anslutning till din laglista finns (som du säkert känner till) dels en egen flik som heter uppdateringar där alla ändringar är samlade med en rad olika filtreringsmöjligheter.

I laglistan kan du också för varje sammanfattning se de senaste ändringarna. De nyaste visas direkt och du kan klicka upp fler om du behöver gå längre tillbaka i tiden.

Uppföljningar

Det är nu vi kommer till det smarta arbetssättet.

Allt som vi rapporterar om är inte lika betydelsefullt. En del är ändringar som vi måste rapportera om för att systemet skall vara komplett. En del ändringar är viktiga för olika personer beroende på vad de har för ansvarsområden och vad de arbetar med.

Genom att märka bara de ändringar som är betydelsefulla för just dig får du på ett enkelt sätt en förteckning av de som betyder mest och där du bör prioritera dina insatser. Då kan du på ett smartare sätt använda din kraft och din energi på rätt saker.

En av mina medarbetare beskrev vår energi som ett russinpaket. Om gör slut på för många russin är det tomt i paketet och vi behöver därför tänka på både hur vi förbrukar de russin vi har klokare men också på hur vi kan fylla på med flera.

Nyheterna i uppföljningar

Vi har nu gjort en förbättring av det som tidigare fanns. Det gör att du kan starta på många olika sätt men ändå har tillgång till samma information överallt. Så här funkar det i korthet:

Anta att du arbetar med kemikalier och märker att det kommit en ändring som är viktig för dig. Du kan nu välja att aktivera den som en uppföljning på tre olika sätt:

  1. Från fliken uppdateringar
  2. Från fliken senaste uppdatering i laglistan
  3. Från bevakningsmailet om du använder funktionen kvittera


Oavsett var du startar kan du nu skriva in din kommentar om vad som skall göras, sätta en ansvarig som kan vara både du själv, men också någon annan samt sätt en deadline för när uppgiften skall vara klar.

Med trafikljusmodellen håller Lagverket koll på hur det går och du har tillgång till din uppföljning både i laglistan, via dina uppdateringar eller på fliken uppföljningar som ger en samlad översikt över alla uppföljningar som du valt att arbeta med.

Mer information om hur uppföljningar fungerar och hur du kan arbeta smartare finns bland Lagverkets hjälpartiklar. Du hittar dem i sidfoten.

Välkommen till ett smartare sätt att arbeta!